La planificación fiscal de fin de año para propiedades requiere documentación durante todo el año, aconseja CostSegRx

A medida que cierra el año fiscal, los inversores inmobiliarios de todo Texas reúnen recibos y extractos bancarios para reconstruir los gastos de propiedad. Según CostSegRx, una firma de segregación de costos basada en ingeniería, esperar hasta fin de año a menudo significa perder detalles críticos que determinan la depreciación. "Los propietarios de propiedades realmente deberían documentar todas sus mejoras de capital y gastos a lo largo del año", dijo Brian Kiczula de CostSegRx. "No es solo al final del año". El objetivo no es un archivador perfecto, sino un registro claro de qué trabajo se realizó, cuándo y a qué costo.

Muchos inversores agrupan todos los costos de la propiedad y tratan de deducirlos todos, pero el tratamiento fiscal es diferente. Cuando un CPA o un profesional de segregación de costos revisa los gastos, normalmente aplica la prueba BAR: mejoramiento, adaptación o restauración. Los costos que cumplen una de esas definiciones generalmente deben capitalizarse y depreciarse durante 27.5 años para alquileres residenciales, 39 años para propiedades comerciales, o vidas más cortas de 15, 7 o 5 años. Los costos que no pasan la prueba generalmente se clasifican como reparaciones y mantenimiento, deducibles en el año en que se incurren. Sin registros, no hay forma confiable de clasificar un costo correctamente.

En la experiencia de CostSegRx, la brecha casi siempre se reduce a recibos individuales y una descripción clara del trabajo. Algunos propietarios guardan cada recibo en carpetas en la nube y rastrean las mejoras con fechas en una hoja de cálculo. Otros saben aproximadamente cuánto gastaron, pero no pueden decir cómo se dividió entre pisos, ventanas, iluminación o una remodelación de baño. Ese segundo grupo a menudo no tiene la culpa porque muchos contratistas facturan sumas globales sin desglosar componentes. Para esos propietarios, CostSegRx utiliza estimación de costos de construcción, reconstruyendo los costos del contratista a partir de descripciones e imágenes para que cada mejora pueda clasificarse.

Los hábitos más útiles son simples: guarde cada recibo o factura, escriba una nota breve sobre lo que se hizo, registre la fecha de finalización y fotografíe la mejora terminada. El momento importa cuando se compra y renueva en el mismo año. Los propietarios que adquirieron una propiedad este año necesitan documentación más la fecha en que las mejoras se pusieron en servicio en relación con la propiedad misma. Si las renovaciones terminaron antes de que la propiedad entrara en servicio, el estudio de segregación de costos original puede necesitar ajustes; por ejemplo, reemplazar la alfombra antes de la puesta en servicio elimina el valor de la alfombra vieja de la asignación del precio de compra y agrega la alfombra nueva. Si la propiedad entró en servicio primero y luego siguió una remodelación importante, el preparador de impuestos normalmente recibiría dos programas de activos fijos separados, uno para la adquisición y otro para la remodelación. Lo mismo se aplica cuando una propiedad se compra un año y se renueva al siguiente, un patrón que CostSegRx ve a menudo con hoteles.

La desorganización es común entre los arrendadores, pero rara vez es demasiado tarde para organizarse. CostSegRx completó recientemente un estudio sobre una renovación de varios años de tres edificios —un restaurante, un bed and breakfast boutique y un grupo de tiendas— sin datos de construcción originales y aun así produjo un estudio de calidad. Siempre que un propietario pueda documentar que se realizaron mejoras, generalmente todavía se puede realizar un estudio. La conclusión práctica es dejar de tratar la documentación como una tarea de fin de año: mantenga registros a medida que ocurre el trabajo, compártalos con un CPA y pregunte temprano cómo se clasificarán las renovaciones. Para los inversores inmobiliarios de Texas, esa disciplina puede desbloquear importantes ahorros en depreciación y respaldar una planificación fiscal mejor informada.