Los datos filtrados en el sector inmobiliario comercial dejan a los propietarios sin una visión completa, según el CEO de OpticWise

Cuando la información sobre un edificio comercial llega a su propietario, normalmente ha pasado por múltiples manos, y cada transferencia elimina detalles, según Bill Douglas, CEO de OpticWise. Douglas afirma que este filtrado es una de las principales razones por las que los propietarios y gestores de activos a menudo toman decisiones sin tener una visión completa. "Depende de cuántos filtros se apliquen antes de que llegue a quien toma la decisión", dijo.

El patrón es familiar en las operaciones inmobiliarias: un gestor de propiedades solicita información a un ingeniero del edificio, quien proporciona solo lo que se le pidió; luego el gestor informa a un gestor de activos o al propietario, y se produce el mismo paso selectivo. "No es que se esté manipulando", dijo Douglas, "sino que se está filtrando". Enfatiza que esto no se trata de deshonestidad. "No están mintiendo", dijo. "Están actuando según lo que se les mide". Las personas naturalmente se enfocan en las métricas vinculadas a su compensación o responsabilidad, por lo que los números desfavorables pueden no salir a la luz.

Como resultado, los equipos corporativos, especialmente los gestores de activos, a menudo crean sus propias hojas de cálculo para recuperar la información faltante. Los datos existen, pero no les llegan en su totalidad. Douglas, quien ha asesorado a emprendedores durante 30 años, distingue entre indicadores clave de rendimiento (KPI) retrospectivos y prospectivos. Los estados financieros mensuales muestran el rendimiento pasado, pero no revelan cómo cambiar los resultados futuros. "Si quiero cambiar el NOI, si quiero cambiar los gastos de servicios públicos, ¿cuáles son los datos que realmente harán que cambie en el futuro?", dijo. "No puedo cambiar mis finanzas hasta que examine las variables de entrada".

Las hojas de cálculo propias introducen sus propios riesgos. Cuando una persona mantiene los números, la información reside detrás del inicio de sesión de ese individuo en lugar de con la empresa. Las hojas de cálculo enviadas por correo electrónico pueden quedar obsoletas rápidamente. El costo se hace evidente durante una venta o financiación cuando el equipo de diligencia debida de un comprador o prestamista solicita el historial operativo detrás de una cifra, y la respuesta honesta es que está en el portátil de alguien. "Puede pasar cualquier cosa. Mala imagen", dijo Douglas. "Lo más común es que la gente deje de perseguirlo". Alternativamente, el propietario puede comenzar a recopilar datos correctamente a partir de ese momento, lo que significa que el historial utilizable comienza desde el primer día en lugar de remontarse años atrás. De cualquier manera, las brechas en los datos operativos hacen que una propiedad sea más difícil de evaluar, lo que potencialmente afecta tanto el cronograma como el precio de una transacción.

Muchas empresas responden creando paneles de control en torno a un puñado de métricas clave. Douglas dice que eso ayuda, pero tiene límites. Una persona puede rastrear de manera realista de seis a doce medidas, mientras que un edificio produce mucha más información. "Alguien crea un panel de control en torno a eso y cree que tiene control de todo", dijo. "Todo lo que tiene es visibilidad de los KPI. Eso no es control".

Douglas sostiene que el control real proviene del acceso a los datos de origen. "Los datos agregados te dicen qué sucedió. Los datos de origen te ayudan a entender por qué", dijo. Un punto de referencia podría mostrar que una propiedad se ubica en el percentil 40 en uso de energía, pero solo los datos operativos revelan qué corregir. Con el conjunto completo de datos en un solo lugar, el software puede monitorear anomalías—señalando cualquier cosa fuera de su rango normal durante seis meses o varios años—y diferentes partes interesadas, desde ingenieros de edificios hasta socios limitados, pueden ver los mismos datos a través de su propia perspectiva.

Douglas enfatiza que esto no se trata de reemplazar al personal. "Tu propiedad todavía necesita esa cantidad de gestores de propiedades", dijo. El valor proviene de la eficiencia y las decisiones basadas en información completa en lugar de informes filtrados. Hay más información sobre este enfoque en el blog de OpticWise. Douglas es coautor del libro más vendido Peak Property Performance®: Game-Changing AI and Digital Strategies for Commercial Real Estate (Fast Company Press) y presentador del podcast Peak Property Performance.