FleetCollect presenta herramienta de preparación para auditorías IFTA para propietarios-operadores

FleetCollect, una plataforma de software de cumplimiento para camioneros que sirve a propietarios-operadores y pequeñas flotas en los 50 estados, ha presentado un recurso de preparación para auditorías IFTA que describe exactamente lo que los auditores estatales de impuestos sobre combustible requieren y lo combina con una aplicación que captura automáticamente esos registros. El anuncio, realizado el 14 de agosto de 2026, aborda un punto crítico para los camioneros independientes que pueden ser seleccionados para auditorías aleatorias bajo el Acuerdo Internacional de Impuestos sobre Combustible (IFTA).

Bajo IFTA, cada jurisdicción está obligada a auditar aproximadamente el 3% de sus cuentas licenciadas cada año, y muchas cuentas son elegidas al azar. Esto significa que un operador no tiene que hacer nada malo para ser seleccionado. Los transportistas deben conservar sus registros de distancia y combustible durante cuatro años, que es también el período que una auditoría puede cubrir. Para los conductores que dependen de registros en papel y una caja de recibos de combustible, reconstruir un año de viajes bajo demanda es la parte más difícil. La pregunta rara vez es si las millas fueron conducidas, sino si el operador puede demostrar dónde.

La aplicación de iPhone de FleetCollect registra el millaje y las compras de combustible por estado en segundo plano y los exporta como archivos XLS, XLSX y CSV, los formatos de hoja de cálculo que los auditores aceptan. La aplicación registra una ruta GPS continua para cada viaje y asigna cada milla a la jurisdicción correcta mediante detección de líneas estatales de alta resolución. Las distancias se calculan a partir del rastreo GPS, dando a los conductores un registro defendible con marca de tiempo de fechas, coordenadas, ruta de viaje, distancia total, distancia por jurisdicción y número de unidad del vehículo, los elementos centrales que un auditor solicita para registros basados en GPS.

El registro de combustible también se simplifica. Los conductores pueden agregar una parada de combustible en segundos, capturando la fecha, estación, galones, precio y el estado que recibe el crédito fiscal. Una foto del recibo se almacena junto con la entrada, por lo que la dirección completa del vendedor y el tipo de combustible viajan en el propio ticket.

Las exportaciones cumplen con los requisitos del auditor. Desde cualquier trimestre o rango de fechas, FleetCollect produce un resumen CSV, un libro de trabajo XLSX de múltiples hojas (incluyendo totales por jurisdicción, un registro de viajes con cruces de estados y carreteras recorridas, un desglose por vehículo y los puntos GPS brutos detrás de cada milla), y un resumen en PDF. Los mismos registros que preparan la declaración trimestral de IFTA de un operador son los que se entregan a un auditor.

"La mayoría de los propietarios-operadores no son auditados porque hicieron algo mal, son elegidos al azar, y luego se les pide que reconstruyan un año de millas que nunca anotaron", dijo Herman Armstrong, fundador de FleetCollect. "El punto de esto es simple: el mejor momento para tener un registro de millaje a prueba de auditorías es el día antes de que llegue la carta. Si estás rastreando con FleetCollect, la respuesta a una auditoría es una descarga, no un mes de buscar entre recibos".

El seguimiento IFTA de FleetCollect está disponible ahora en la App Store de iPhone y en Google Play Store. La guía de preparación para auditorías, incluida la lista completa de registros que los auditores solicitan, está disponible en fleetcollect.net.

FleetCollect es operado por Solve For Solutions LLC de Carson, California, y proporciona seguimiento de impuestos sobre combustible IFTA, gestión de archivos de calificación de conductores DOT (DQF) bajo 49 CFR Parte 391, y un consorcio nacional de pruebas de drogas y alcohol DOT para propietarios-operadores y pequeñas flotas en los Estados Unidos.