Las estructuras de honorarios basadas en un porcentaje de la recaudación exponen a los propietarios de multifamiliares a un crecimiento descontrolado de gastos

El modelo de compensación dominante en la administración externa de multifamiliares paga a los administradores un porcentaje del alquiler recaudado, típicamente del 1.5% al 5% de los ingresos brutos, según Ron Kutas, CEO de OneWall Communities. Esa simplicidad oculta un desalineamiento entre lo que se paga a los administradores por hacer y lo que los propietarios necesitan que hagan. Kutas dice que la mayoría de las empresas de administración dirigen su tiempo y energía hacia el marketing y la renta para maximizar la recaudación, resultando en una industria altamente sofisticada en impulsar ingresos mientras es en gran medida indiferente a los gastos.

Si un administrador reduce exitosamente los gastos operativos—recortando costos de proveedores, mejorando la eficiencia del mantenimiento y renegociando contratos de servicios—el ingreso neto operativo aumenta y la propiedad se beneficia. Pero el honorario del administrador se mantiene igual, porque el honorario está vinculado a los ingresos, no a la rentabilidad. "Si una empresa de administración no aumenta los alquileres pero dedica todo su tiempo a reducir gastos, el ingreso neto operativo de la propiedad aumentará, lo que satisfará al propietario, pero su honorario se mantiene igual", dice Kutas. El incentivo para invertir tiempo en la gestión de gastos no existe dentro de la estructura actual de honorarios. Kutas enmarca esto como estructural más que ético; los administradores responden racionalmente a los incentivos que enfrentan.

La consecuencia más visible, según Kutas, está en la gestión de contratos de servicios. Los contratos de jardinería, eliminación de basura, limpieza y remoción de nieve generalmente se renuevan anualmente o estacionalmente. Sin una supervisión activa, los proveedores aumentan rutinariamente las tarifas entre un 2% y un 5% anual, y los administradores en piloto automático rara vez se oponen. "Esas cifras pueden ascender a decenas, si no cientos de miles de dólares anuales", dice Kutas. El mantenimiento y las reparaciones presentan un problema relacionado: cuando un técnico carece de capacitación, la respuesta más fácil es llamar a un proveedor externo. Kutas ofrece el ejemplo de una unidad de HVAC donde un técnico puede recomendar un reemplazo completo por $7,500 a $10,000, cuando la reparación real podría haberse hecho por $500 a $750. Debido a que el honorario del administrador no se ve afectado, no hay presión financiera para buscar la solución más barata. "La justificación de cómo se gasta el dinero en el lado de los gastos, especialmente en lo relacionado con el mantenimiento de la propiedad, es siempre un agujero negro", dice Kutas.

Los gastos generales y administrativos presentan otro patrón. Las empresas de administración a menudo facturan los gastos generales corporativos, muebles de oficina, personal de apoyo y costos administrativos a propiedades individuales de forma prorrateada. Cada cargo puede ser pequeño, pero se acumulan a lo largo de meses y propiedades sin que los propietarios reconozcan el patrón. Para los propietarios que dependen de informes mensuales para monitorear el rendimiento, el problema se ve agravado por marcos de informes construidos en torno a métricas de ingresos en lugar de justificación de gastos. Kutas dice que los datos de ingresos siempre fueron accesibles cuando estaba del lado de la propiedad, pero la justificación de gastos no lo era.

OneWall Communities, que opera tanto como propietario como administrador externo, construye su proceso de revisión presupuestaria en torno a puntos de referencia regionales de costo por unidad, luego pasa a una revisión línea por línea de cada categoría de gasto. "Mantenemos a todos nuestros proveedores honestos en cuanto a contratos de servicios, y los comparamos en toda nuestra cartera cada año", dice Kutas. La firma también requiere que todos los elementos de facturación se enumeren explícitamente como anexo de cada contrato de administración de propiedades. Kutas dice que la pregunta más reveladora en cualquier revisión presupuestaria es: ¿quién es el principal proveedor pagado este mes y por qué? Describe una propiedad de 450 unidades donde la respuesta reveló que un contratista de HVAC facturó aproximadamente 100 llamadas de servicio en un solo mes, casi el 25% de las unidades. La investigación mostró que un período anormalmente caluroso de tres días había provocado quejas de los residentes, y el personal no capacitado llamó a un proveedor para cada una a $180 por visita en lugar de explicar que el clima excedía la capacidad del sistema.

El enfoque de OneWall representa un modelo para construir responsabilidad de gastos en las operaciones de administración. La limitación es que requiere personal capacitado en el lugar, datos detallados de referencia y una voluntad de invertir tiempo de administración en trabajo que no genera ingresos adicionales por honorarios bajo contratos estándar. Para los propietarios que evalúan administradores externos, la pregunta práctica es si su administrador actual tiene alguna razón financiera para hacer este trabajo, y si no, qué términos de informe o contrato crearían una.