Las tarifas de administración de propiedades engañan a los propietarios, dice el CEO de OneWall

Cuando los propietarios comparan empresas de administración de terceros, la tarifa de administración suele ser el factor principal, y a veces el único, que consideran. Pero según ejecutivos de la industria, este enfoque es erróneo, ya que la tarifa es uno de los números menos significativos en el proceso de toma de decisiones.

Ron Kutas, director ejecutivo de OneWall Communities, una empresa propietaria-operadora que también ofrece servicios de administración de terceros, enfatiza que centrarse únicamente en la tarifa pasa por alto dónde se encuentra el verdadero impacto financiero. Lo ilustra con matemáticas simples: una reducción de 25 puntos básicos en la tarifa de administración para una propiedad con un ingreso por alquiler de $2 millones ahorra al propietario alrededor de $5,000 anuales. En contraste, una diferencia de 200 puntos básicos en la deuda incobrable en la misma propiedad asciende aproximadamente a $40,000. "Estás negociando uno de los números más pequeños de la página", señala Kutas, instando a los propietarios a considerar factores como la velocidad de rotación de unidades y las políticas de deuda incobrable.

Kutas también advierte que un administrador dispuesto a reducir la tarifa del 3% al 2.5% debe recuperar ese medio punto en otro lugar, a menudo mediante mayores cargos repercutidos, personal adicional de la oficina central cargado a la propiedad, o menor atención al activo. Una tarifa que parece demasiado baja para ser rentable probablemente conlleva costos ocultos.

El área crítica que los propietarios deben examinar, según Kutas, son los cargos repercutidos: los costos que se facturan a la propiedad además de la tarifa de administración. Aconseja a los propietarios pedir a los administradores que detallen cada cargo repercutido. Las empresas impulsadas por ingresos tienden a ser vagas, mientras que los propietarios-operadores como OneWall tienen un cronograma transparente listo para explicar cada cargo y su propósito.

La calidad de los informes también proporciona pistas antes de firmar un contrato. Kutas señala cuentas parentales genéricas en el plan de cuentas como una señal de alerta. Por ejemplo, una sola línea de "reparaciones y mantenimiento" en lugar de un desglose en pintura, electricidad, plomería y otras categorías indica falta de detalle. "Cuanto menos detalle, más preocupado estaría", dice, ya que informes escasos pueden ocultar gastos indiferenciados.

La falta de prácticas contables estandarizadas en la industria agrava el problema. Las estructuras del plan de cuentas y las políticas de deuda incobrable varían ampliamente entre las empresas, al igual que los umbrales de aprobación de gastos, que pueden oscilar entre $500 y $1,000 o un porcentaje fijo sobre el presupuesto. Esta fragmentación hace opaco el lado de los gastos, lo que lleva a los propietarios a negociar por defecto el único número claramente visible: la tarifa.

Kutas también destaca la importancia de las personas, aconsejando a los propietarios preguntar sobre el gerente regional asignado a su propiedad: su historial y antigüedad en la empresa. Un gerente regional nuevo o sin experiencia con el tipo de activo merece cautela. Además, los propietarios deben preguntar sobre los planes de respaldo cuando un gerente de comunidad está de vacaciones o un gerente de servicios está ausente durante dos semanas. Una empresa con un banco genuino de personal calificado es preferible a una que depende de trabajadores temporales. Kutas señala que la falta de personal de respaldo es una razón común por la que OneWall rechaza asignaciones.

Diagnosticar erróneamente el bajo rendimiento es otra trampa. Los propietarios a menudo culpan a los administradores por problemas derivados de un mercado débil o viceversa. Kutas aconseja usar datos de mercado disponibles públicamente para verificar el rendimiento y considerar los patrones de propiedad. "Si tienes tu tercer administrador en cuatro años, probablemente no sea la empresa administradora", dice.

En última instancia, Kutas cree que los propietarios subestiman la disposición de un administrador a rechazar negocios. "Vendemos atención y trabajo", explica. Una empresa que se extiende demasiado para ganar cada contrato no puede atender adecuadamente a ninguna propiedad en particular. A medida que los propietarios se vuelven más escépticos sobre las tarifas anunciadas y más atentos a los detalles de los gastos, los administradores que pueden responder las preguntas difíciles con transparencia se destacarán de aquellos que compiten solo por precio.