Honorarios de Administración de Propiedades: Por Qué el Número Más Bajo No es la Mejor Opción para los Propietarios en Texas

Cuando los propietarios deciden contratar una empresa de administración de propiedades externa, la conversación casi siempre comienza y termina con el honorario de administración. Es el número más fácil de comparar y el que parece dar a los propietarios control. Sin embargo, los expertos de la industria que han trabajado en ambos lados argumentan que este enfoque en los honorarios es erróneo y puede llevar a pérdidas financieras mucho mayores a largo plazo.

Ron Kutas, Director Ejecutivo de OneWall Communities, una empresa propietaria y operadora que también ofrece servicios de administración a terceros, explica que obsesionarse con el honorario desvía a los propietarios de donde realmente se mueve el dinero. Lo ilustra con aritmética simple: una reducción de 25 puntos básicos en el honorario de administración para una propiedad con ingresos por alquiler de $2 millones le ahorra al propietario alrededor de $5,000 al año. En contraste, una diferencia de 200 puntos básicos en deudas incobrables en la misma propiedad asciende a aproximadamente $40,000. Como dice Kutas, "Estás negociando uno de los números más pequeños en la página". Las preguntas que realmente afectan los resultados involucran la rapidez con la que un administrador alquila las unidades y la política de deudas incobrables de la empresa.

Kutas también advierte que un administrador dispuesto a bajar el honorario del 3% al 2.5% debe recuperar ese medio punto en alguna parte. A menudo, estos ahorros reaparecen como cargos adicionales más altos, más personal de la oficina central cargado a la propiedad, o simplemente menos atención al activo. Un honorario que parece demasiado bajo para ser rentable generalmente no es tan bajo como parece.

La línea en la que Kutas aconseja a los propietarios presionar es en los cargos adicionales: los costos que la empresa de administración factura a la propiedad además del honorario. Sugiere pedir al administrador que explique cada cargo adicional más allá del honorario de administración. Una empresa impulsada por ingresos tiende a ser vaga, mientras que un propietario-operador tiene un calendario listo para enviar y puede explicar por qué existe cada cargo y qué cubre. Los propietarios también deben examinar los informes que reciben. Kutas señala que las cuentas genéricas en el catálogo de cuentas son una señal de advertencia, como una única línea de "reparaciones y mantenimiento" en lugar de un desglose en pintura, electricidad, plomería y otras categorías. "Cuanto menos detalle, más preocupado estaría", dice, añadiendo que los informes escasos son donde se esconde el gasto indiferenciado.

Parte del problema, señala Kutas, es que la industria de administración de propiedades carece de un estándar compartido para las estructuras del catálogo de cuentas y las políticas de deudas incobrables. Esta fragmentación deja el lado de los gastos opaco, haciendo que el honorario de administración sea el número por defecto para negociar. Destaca que dos de las preguntas más importantes que los propietarios deben hacer son sobre las personas, no sobre el precio. Primero, ¿quién es el administrador regional asignado a la propiedad, cuál es su historial y cuánto tiempo ha estado en la empresa? Un administrador regional que apenas comienza o carece de experiencia con el tipo de activo es motivo de precaución. Segundo, ¿qué respaldo existe cuando un administrador de la comunidad se va de permiso o un administrador de servicios está fuera por dos semanas? Los propietarios deben saber si la empresa tiene un banco de talento real o depende de mano de obra temporal para llenar los vacíos. Kutas dice que la falta de fortaleza en el banco de talento en un mercado es una de las razones más comunes por las que OneWall mismo rechaza una asignación.

Los propietarios también a menudo diagnostican mal el bajo rendimiento, culpando al administrador por lo que en realidad es un mercado débil, o viceversa. Kutas sugiere comparar el rendimiento del mercado con cifras disponibles públicamente y observar el patrón de propiedad: "Si estás con tu tercer administrador en cuatro años, probablemente no sea la empresa de administración". Esta disposición a señalar el papel del propietario apunta a una señal que Kutas cree que los propietarios subestiman: un administrador dispuesto a rechazar negocios. "Vendemos atención y trabajo", dice. Una empresa que se estira demasiado para ganar cada contrato es menos capaz de hacer bien a cualquier cliente individual. A medida que los propietarios se vuelven más escépticos sobre los honorarios llamativos y más atentos al lado de los gastos, los administradores que puedan responder las preguntas más difíciles con detalle probablemente se diferenciarán de aquellos que compiten solo por precio.